I concorsi, o più in generale tutte le promozioni che vertono sulla promessa di un premio o di un vantaggio, sono un grande aiuto per le vendite e per tutti gli obiettivi di marketing.

La legge richiede però che vengano organizzate con molte cautele e nel rispetto di regole precise. Si tratta di norme poste a tutela dei consumatori; se non le si rispetta si rischia, oltre a rilevanti sanzioni, anche il blocco della manifestazione e una pericolosa pubblicità negativa.

 

Questo documento propone un semplice vademecum per capire con facilità tempi, adempimenti principali e costi che dovremo affrontare.

Il linguaggio prova a non essere tecnico e, per semplicità, lasceremo fori i casi particolari.

 

Procediamo quindi per punti.

 

1 CHE TIPO DI MANIFESTAZIONE A PREMI STIAMO ORGANIZZANDO?

Semplificando un po’ e eliminando i casi particolari possiamo dire che:

a)     Quando, a prescindere dal metodo di assegnazione, il numero dei premi è definito e limitato, siamo in presenza di un CONCORSO A PREMI.

b)     Quando invece tutti quelli che effettuano un acquisto o un’azione analoga saranno tutti ugualmente premiati siamo in presenza di UN’OPERAZIONE A PREMI, che impone regole più semplici.

c)     Nel caso che i premi siano sconti su acquisti futuri o cashback (cioè la restituzione d una parte dell’importo speso) la legge non impone adempimenti stringenti ma è comunque necessario adottare alcune cautele.

Bisogna fare attenzione perché alcuni tipi di manifestazione sono vietate e pesantemente sanzionate.

 

2 QUANTO TEMPO CI VUOLE A REALIZZARLA?

Per un concorso è necessario avere a disposizione almeno 30 giorni; spiegheremo più avanti il perché

Per un’operazione a premi è possibile essere pronti anche in una settimana, se si hanno le idee molto chiare.

Consigliamo comunque sempre di non ridursi all’ultimo minuto, se possibile, perché specie nel caso dei concorsi un imprevisto può portare a un ritardo che potrebbe avere conseguenze non trascurabili.

 

3 COSA BISOGNA FARE?

Le attività da svolgere sono più o meno lo stesse per tutti i tipi di manifestazione; per il concorso ce ne sono un po’ di più. In pratica:

PER TUTTI I TIPI DI MANIFESTAZIONE A PREMI

a)     Definire con precisione la meccanica. Quanto tempo dura la manifestazione? Come si chiama (è necessario sceglierne il nome)? Chi ha diritto ad essere premiato? Cosa deve fare per partecipare? Qualcuno è escluso? Quali sono i premi e quanto valgono sul mercato? Come vengono consegnati?

b)     Calcolare il montepremi. Il montepremi è il totale del valore DI MERCATO dei premi in palio. Nel caso di operazione a premi, quindi se la quantità di premi assegnata non è certa, è sufficiente fare una stima.

c)     Depositare la cauzione. La cauzione è un importo che va depositato formalmente a garanzia del valore dei premi. Viene trattenuto dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy qualora il promotore, per qualsiasi motivo, si rivelasse insolvente e non distribuisse i premi.

In caso di concorso a premi la cauzione è pari all’intero montepremi; nel caso di un’operazione a premi è pari al 20% del montepremi stimato. In caso di Operazione se i premi vengono distribuiti CONTESTUALMENTE all’acquisto la cauzione non è necessaria.

La cauzione può essere depositata con un bonifico, una fideiussione o una polizza assicurativa, con tempi e costi differenti.

d)     Redigere il regolamento. E’ un’attività che richiede una specifica competenza perché ci sono molte regole precise a cui attenersi, spesso derivanti puramente dalla consuetudine o da circolari/indicazioni date dal Ministero. Il regolamento contiene tutte le regole relative alla promozione, incluso il nome e, per esempio, l’ente no profit a cui saranno devoluti i premi non assegnati in caso di concorso a premi. Dovrà essere reso disponibile a chiunque chieda di consultarlo.

e)     Gestire la privacy: La normativa sulla privacy prevede delle informative e una corretta gestione dei dati raccolti. Non è assolutamente il caso di trascurare questo aspetto.

f)       Autenticare il regolamento. Ormai è richiesta l’autentica notarile anche per le operazioni a premi.

g)     Depositare la pratica. La pratica va registrata sull’apposita piattaforma on line del Ministero unitamente agli altri documenti richiesti.

 

SOLO PER I CONCORSI A PREMI sono necessarie anche le seguenti attività

a)     Documentare che tutti i premi sono stati accettati dai vincitori e consegnati. Se ciò per qualsiasi motivo risultasse complesso – e si è certi di non dichiarare il falso - è possibile autocertificare che tutti i premi sono stati consegnati.

b)     Manleve. Come conseguenza del punto precedente è necessario ricevere dai vincitori 3 documenti, specie per i premi di un valore non trascurabile: l’accettazione del premio, la manleva e la copia di un documento. Si tratta di un’attività di fatto impegnativa che non deve essere sottovalutata a livello gestionale.

c)     Effettuare le estrazioni. Se il concorso prevede un’estrazione questa va fatta a cura di un funzionario abilitato (notaio o camera di commercio) e verbalizzata.

d)     Effettuare la verbalizzazione di assegnazione dei premi L’intervento di notaio o funzionario camerale è necessario anche quando bisogna certificare per esempio una classifica.

e)     Verbale di chiusura del concorso, sempre a cura del funzionario camerale o del notaio.

 

Di nuovo per TUTTE LE MANIFESTAZIONI

a)     Chiudere formalmente la manifestazione, con adempimenti diversi a seconda del tipo.

b)     Pagare le imposte. Di solito per i concorsi a premi il promotore paga l’IRPEF del 25% su tutto il montepremi. Per tutte le operazioni va resa indetraibile l’IVA relativa all’acquisto dei premi e va pagata l’imposta sostitutiva del 20% per quelli acquistati senza IVA esposta (p.e. voucher). Ci sono alcune situazioni più complesse in caso di operazioni al trade, ecc.

c)     Recuperare la cauzione- Qualora sia stato fatto il deposito provvisorio mediante bonifico andranno svolte alcune pratiche per recuperare l’importo. L’eventuale fideiussione invece, se correttamente formulata, si svincola automaticamente.

 

4 VALUTIAMO CON ATTENZIONE I TEMPI

La corretta valutazione dei tempi è importantissima laddove una manifestazione sarà pubblicizzata. Bisognerà quindi produrre materiali cartacei, manifesti, aggiornare siti… insomma è importante non sbagliare i calcoli.

Sulla base dell’esperienza pratica proviamo a fare una stima concreta:

a)     Definizione della meccanica: di solito sono necessarie due o tre riunioni. In casi più complessi (p.e. le fidelity) conviene sapere che per definire tutto potrebbe volerci anche qualche mese. Per situazioni standard consideriamo indicativamente almeno 1 settimana.

b)     Calcolare il montepremi: dal punto di vista dei tempi questa fase può essere ricompresa nel punto precedente, ma talora può essere più complessa, specie in caso di fidelizzazioni.

c)     Depositare la cauzione: nel caso di bonifico bancario è un’attività istantanea; nel caso di fideiussione ci vuole regolarmente una settimana; nel caso di assicurazione anche 10 giorni. Il metodo di deposito viene di regola scelto a seconda dell’importo. Per importi rilevanti si sceglie sempre la formula assicurativa, che impone un piccolo costo sempre preferibile all’immobilizzazione di grandi importi.

d)     Redigere il regolamento: Un consulente esperto di solito lo redige in pochi giorni. Il problema è che il regolamento mette “nero su bianco” tutto ciò che si era immaginato e le sue bozze diventano quindi oggetto di un’attenta revisione all’interno delle aziende promotrici, che hanno spesso proprio in quella occasione nuove idee o si accorgono di problemi che non avevano considerato. Le revisioni quindi si succedono e a volte diventano numerose, allungando di moltissimo i tempi. 1 settimana

e)     Gestire la privacy: di solito è possibile far riferimento a documenti e procedure già presenti in azienda. In casi più complessi potrebbe essere necessario coinvolgere un consulente specializzato.

f)       Autenticare il regolamento: Gli specialisti del settore hanno rapporti consolidati e corsie preferenziali; di solito riescono a farlo in un paio di giorni.

g)     Depositare la pratica. L’attività in sé è rapidissima, ma nel caso di concorso a premi va effettuata almeno 15 giorni prima dell’inizio della manifestazione o, se si intende iniziare a pubblicizzarla in anticipo, 15 giorni prima dell’inizio della campagna pubblicitaria

In sintesi, nel caso di un concorso a premi, al di là della rapidità degli interlocutori è comunque sempre realistico tenersi un paio di mesi a disposizione prima della data di inizio. Se si hanno le idee MOLTO chiare ci si può riuscire però anche in meno di un mese.

Nel caso di operazione a premi due o tre settimane sono quasi sempre sufficienti, ma si può essere anche molto più rapidi, in teoria arrivando ad essere operativi anche in pochi giorni.

 

5. DA DOVE COMINCIARE?

 

Consigliamo di farvi assistere da una buona agenzia specializzata che, oltre a gestire tutti gli adempimenti tecnici, saprà gestire il project management realizzativo, dettando i tempi e anticipando ogni possibile problema.